beberapa kesalahan yang sering ditemukan secara umum terletak pada kebenaran dan ketaatasasan penggunaan bagian-bagian surat. Karena surat merupakan bentuk komunikasi secara tulis yang telah dipersiapkan secara saksama, sangat sedikit kesalahan yang disebabkan kerancuan pesan yang disampaikan. Dalam hal pengalimatan, kesalahan yang sering ditemukan adalah pemborosan kalimat, pemenggalan kata, penggunaan tanda baca (koma dan titik), dan pemilihan kata yang maknanya terlalu berlebihan.

Jika merujuk pada kebenaran penulisan bagian-bagian surat, maka inilah yang harus menjadi titik perhatian.

Dalam hal pencantuman kepala surat, contoh surat tersebut telah memenuhi persyaratan. Meskipun tanpa disertai logo. pemilihan ukuran huruf yang berbeda-beda telah menunjukkan adanya bagian yang lebih dipentingkan Kesimetrisan dan kelengkapan alamat si pengirim surat juga telah dipenuhi. Namun, jika pembahasan dimulai ke bagian selanjutnya kita mesti teliti secermat mungkin penggunaan bagian-bagian dan pengalimatan yang ada: apakah telah disusun secara benar.

1. Penggunaan nama kota sebelum tanggal penulisan surat adalah hal yang tidak perlu dilakukan, yakni Bogor, Februari 2011 Hal ini mengingat nama Bogor sudah tercantun dalam kepala surat sehingga penggunaan kata tersebut sebetulnya pemborosan kata. Selain itu, pemilihan hanya menggunakan nama bulan adalah hal yang perlu dipertanyakan karena hal tersebut tidak jelas maksudnya Mestinya, si pengirim surat tinggal menuliskan saja tanggal berapa surat tersebut disusun.

2. Alamat dalam sebenarnya tidak perlu lagi ditulis Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara , melainkan cukup Yth. Bapak/Ibu/Saudara.... Ketika surat tersebut dibaca oleh penerima pesan, secara otomatis maka surat tersebut langsung dibaca sehingga penambahan kata Kepada adalah penggunaan kata yang tidak hemat

3. Pengalimatan pada paragraf pembuka surat "Sehubungan dengan telah selesainya pengecoran dak 2 bagian belakang Balai RW di mana pengerjaannya dimulai pada tanggal 5 Februari dan pengecoran 22 Februari 2011, oleh karena itu kami perlu melaporkan hasilnya serta perlu kita sepakati lagi untuk pengerjaan selanjutnya, untuk itu kami mengundang kembali kepada seluruh panitia untuk membicarakan kegiatan selanjutnya yang Insya Allah akan dilaksanakan pada...." adalah bentuk kalimat yang tidak memperhatikan jeda, tanda baca, dan kalimat efektif. Jika dilakukan perbaikan terhadap susunan kalimat yang ada, maka bentuk yang tepat digunakan adalah:

"Sehubungan dengan telah selesainya pengecoran dak 2 bagian belakang Balai RW, bersama ini kami sampaikan laporan pekerjaan sebagaimana tersebut dalam lampiran. Selain itu, melalui surat ini kami mengundang seluruh panitia untuk membicarakan kegiatan selanjutnya yang insya Allah akan dilaksanakan pada....

Perlu penulis sampaikan bahwa secara garis besar sebetulnya terdapat dua hal yang ingin disampaikan oleh si pengirim pesan melalui suratnya tersebut, yakni menyampaikan laporan dan mengundang rapat untuk tindak lanjut pekerjaan selanjutnya.

4. Jika memang dalam paragraf pembuka tujuan surat sudah disampaikan. maka penggunaan poin agenda acara tidak perlu lagi dicantumkan sehingga susunannya adalah:

Hari/Tanggal : Sabtu/26 Februari 2011 (jika pada hari tanggal dipisahkan dengan garis miring, maka saat penulisan selanjutnya juga menggunakan tanda garis miring) 

Waktu : Pk 19.30 WIB (Ba'da-Isya) (cukup satuan waktu yang ditulis)

Tempat : Balai RW

Acara : Laporan  perkembangan perencanaan kegiatan selanjutnya

Agenda acara telah ditulis dalam paragraf pembuka sehingga tidak perlu lagi ditulis).

5. Pengalimatan pada paragraf penutup surat, yakni "Demikian undangan ini kami sampaikan atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara sangat kami harapkan, " sebenarnya telah sesuai karena kesalahan yang umum ditemukan dalam penulisan penutup surat adalah munculnya kalimat "atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih". Padahal -nya mestinya digunakan sebagai kata ganti orang ketiga dan setiap akhir surat sepantasnya si pengirim surat memberikan penghargaan kepada si penerima surat berupa ucapan terima kasih. Dengan demikian, paragraf tersebut mestinya disusun dalam dua kalimat sehingga bentuk yang benar adalah: "Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara kami ucapkan terima kasih."

6. Dalam hal penulisan nomor induk pegawai (NIP) atau nomor pokok pegawai (NPP) pada penandatanganan surat, kesalahan juga sering dilakukan pada pemberian tanda titik atau titik dua setelah penulisan NIP, misalnya

Kepala Sekolah

Mustari, S.Pd., SD. 

NIP. 19740315 200003 1 009

sumber: Keterampilan Menulis, M. Yunus dkk., 2013, universitas terbuka hal. 4.46

Baca Juga

Bagikan Artikel